Aanvragen voor (mede)financiering worden alleen in behandeling genomen als ze schriftelijk zijn ingediend door een bestuur of een daartoe gerechtigde commissie. Aanvragen van particuliere personen en informele commissies of groepen worden niet in behandeling genomen.
Een aanvraag moet tenminste één maand voor een volgende bestuursvergadering binnen zijn om behandeld te kunnen worden in een reguliere vergadering van stichting ADOFF. Het bestuur komt drie keer per jaar bijeen om de aanvragen te bespreken. Kleinere aanvragen kunnen buiten een vergadering om worden afgehandeld, tenzij een lid van het bestuur staat op mondelinge bespreking.
Bij elke aanvraag dienen minimaal onderstaande gegevens te worden overlegd:
Gegevens over de aanvrager:
– Naam, adresgegevens en contactpersoon
– Doelstelling van de organisatie
– Referenties (indien de organisatie niet bekend is bij Stichting ADOFF)
Gegevens over het project:
– Doel
– Doelgroep
– Looptijd
Gegevens over de financiering:
– Begrotingsoverzicht
– Financieringsoverzicht
– Overige partijen die benaderd zijn voor (mede)financiering en de status van die aanvraag.
Rekening en verantwoording
- Als verantwoording van de ontvangen financiële ondersteuning verwachten wij binnen een af te spreken termijn een korte evaluatie.
- Bij éénmalige giften en subsidies verwachten wij achteraf een rekening en verantwoording plus verslag van de resultaten van het project.
- Bij meerjarenprojecten wordt een jaarlijkse rekening en verantwoording gevraagd plus een inhoudelijk verslag van de voortgang van het project.
Openbaarheid en transparantie
Met het indienen van een aanvraag geeft aanvrager toestemming gegevens van aanvrager – bij een positieve reactie op de aanvraag – vermeld zullen worden op de website van ADOFF onder het thema: projecten, in een overzicht van welke projecten ADOFF in de afgelopen periode mede heeft ondersteund.